WILL FORMATION accorde une importance particulière à la protection des données personnelles de ses prospects, apprenants, formateurs et partenaires. La présente politique explique quelles données sont collectées, pourquoi, pendant combien de temps et quels sont vos droits.
Responsable du traitement
WILL FORMATION, Société par actions simplifiée à associé unique au capital de 30 000 €, SIRET 893 713 180 00014, dont le siège est situé 78 avenue des Champs-Élysées, Bureau 562, 75008 Paris.
Contact général : info@will-formation.com — 01 85 09 25 99.
Pour toute question relative à vos données personnelles ou pour exercer vos droits, une adresse dédiée est mise à votre disposition : rgpd@will-formation.com.
WILL FORMATION n'entre pas dans les cas de désignation obligatoire d'un délégué à la protection des données prévus à l'article 37 du RGPD et n'en a pas désigné. Les demandes sont instruites par la direction.
Données collectées et finalités
Nous ne collectons que les données nécessaires aux finalités décrites ci-dessous. Les champs obligatoires sont signalés comme tels dans nos formulaires ; les autres sont facultatifs.
| Finalité | Données | Base légale |
|---|---|---|
| Répondre à une demande d'information | Identité, coordonnées, entreprise, formation visée, message | Mesures précontractuelles à la demande de la personne |
| Analyser le besoin et vérifier les prérequis | Objectif professionnel, niveau initial, expérience, disponibilités, résultats de test | Mesures précontractuelles / exécution du contrat |
| Étudier un besoin d'aménagement lié à une situation de handicap | Besoin d'aménagement déclaré, contraintes signalées | Consentement explicite de la personne concernée |
| Contractualiser et gérer l'inscription | Identité, adresse, date de naissance, statut, pièce d'identité, financeur, session | Exécution du contrat et obligations légales |
| Réaliser la formation et en assurer le suivi | Connexions à la plateforme, temps de formation, progression, résultats d'évaluation, échanges pédagogiques | Exécution du contrat et obligation légale de traçabilité |
| Justifier de la qualité des prestations (Qualiopi) et répondre aux audits | Pièces du dossier, preuves d'exécution, questionnaires de satisfaction | Obligation légale et intérêt légitime |
| Traiter les réclamations | Identité, référence de dossier, motif, échanges et actions correctives | Obligation légale et intérêt légitime |
| Envoyer des informations et offres de formation | Identité, adresse électronique | Consentement, révocable à tout moment |
Données relatives au handicap
La déclaration d'un besoin d'aménagement est facultative. Elle n'a aucune incidence sur l'étude de votre candidature et n'est accessible qu'au référent handicap, joignable à handicap@will-formation.com. Nous ne collectons ni diagnostic, ni donnée de santé : uniquement le besoin d'aménagement que vous choisissez de nous communiquer.
Destinataires et sous-traitants
Vos données ne sont communiquées qu'aux destinataires ci-dessous, et dans la seule limite de ce que leur mission exige. Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins de prospection.
| Destinataire | Rôle | Finalité de l'accès | Données concernées | Localisation |
|---|---|---|---|---|
| IONOS SARL | Sous-traitant | Hébergement du site et de la base de données | Ensemble des données du site et de la plateforme | Union européenne |
| Personnel habilité de WILL FORMATION | Destinataire | Gestion administrative, pédagogique et qualité | Dossiers des bénéficiaires | France |
| Formateurs et tuteurs désignés | Destinataire | Accompagnement pédagogique du bénéficiaire suivi | Identité, progression, résultats d'évaluation | France |
| Financeurs (Caisse des Dépôts, OPCO, FIF PL, FAF CEA, France Travail, employeur) | Destinataire | Instruction et contrôle de la prise en charge | Identité, formation, assiduité, réalisation | France |
| Organisme certificateur et auditeurs | Destinataire | Audit de certification Qualiopi, contrôle administratif | Pièces du dossier, preuves d'exécution | France |
Le site et sa base de données sont hébergés par IONOS SARL (7 place de la Gare, 57200 Sarreguemines), qui agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et n'accède pas au contenu des dossiers.
Services techniques appelés par la plateforme
La plateforme peut appeler les services ci-dessous. Le tableau indique pour chacun s'il est en service sur cette installation : cette colonne est lue dans la configuration au moment où vous affichez cette page, et non recopiée à la main. Un service désactivé ne reçoit aucune donnée — l'intégration refuse de fonctionner sans ses identifiants — mais il reste listé, parce qu'il peut être activé et que vous devez savoir ce que cela emporterait.
| Service | État | Finalité | Données transmises | Localisation | Encadrement |
|---|---|---|---|---|---|
| OpenAI, L.L.C. | En service | Répondre aux questions posées à l'assistant conversationnel | Messages échangés avec l'assistant du site et avec le coach de l'apprenant, et le contexte de catalogue joint à la question | États-Unis — hors UE | Clauses contractuelles types de la Commission européenne. Ne saisissez dans l'assistant aucune donnée que vous ne souhaitez pas voir quitter l'Union. |
| Anthropic, PBC | Non activé | Proposer des brouillons de contenus pédagogiques, relus avant toute publication | Consignes de génération de contenus pédagogiques et documents source choisis par l'auteur — jamais de données de stagiaire ni de document signé | États-Unis — hors UE | Clauses contractuelles types de la Commission européenne. Fournisseur préparé, inactif tant qu'aucune clé n'est enregistrée et activée (Paramètres → IA). |
| Google LLC (Sheets, Drive) | En service | Synchroniser le catalogue, exporter des tableaux de suivi, et conserver un double consultable des pièces remises | Catalogue de formations ; lorsque l'export des apprenants est employé, identité, formation suivie et progression, écrites dans un classeur ; et lorsqu'un dossier de dépôt est désigné, les documents produits eux-mêmes — conventions, attestations, factures — rangés par étape du processus, dans un dossier par apprenant dont le NOM porte le numéro de dossier et l'identité | États-Unis — hors UE | Clauses contractuelles types de la Commission européenne |
| Qonto (Olinda SAS) | En service | Émettre et archiver les pièces commerciales | Devis, factures, coordonnées de facturation | France | Contrat de services de paiement |
| INSEE — API Sirene | En service | Compléter automatiquement une fiche entreprise | Numéro SIREN ou raison sociale recherchés. Donnée d'entreprise, non personnelle, sauf pour un entrepreneur individuel dont la raison sociale porte le nom | France | Service public de données ouvertes |
| Twilio (Twilio Inc., appels téléphoniques) | En service | Appeler l'intervenant puis le bénéficiaire à l'heure d'un rendez-vous d'accompagnement | Numéros de téléphone de l'intervenant et du bénéficiaire d'un rendez-vous téléphonique, pour les mettre en relation — aucun enregistrement audio | États-Unis — hors UE | Clauses contractuelles types (accord de traitement des données de Twilio) |
| INPI — Registre national des entreprises | En service | Compléter une fiche entreprise : formalités, comptes annuels publiés, actes | Numéro SIREN de l'entreprise recherchée — celui d'un entrepreneur individuel désigne une personne —, et le compte d'accès de l'organisme | France | Service public de données ouvertes (licence INPI de réutilisation) |
| Recherche d'entreprises (annuaire-entreprises, DINUM) | Non activé | Compléter automatiquement une fiche entreprise | Numéro SIREN ou raison sociale recherchés | France | Service public de données ouvertes |
| Serveur de messagerie (IONOS) | En service | Acheminer les courriels de l'organisme | Objet et corps de tout courriel adressé par l'organisme — identité du destinataire, référence du dossier — et les pièces qui y sont jointes : convocation, convention, attestation, facture | Union européenne | Contrat de service du fournisseur de messagerie |
| Opérateurs de messagerie des contacts sondés | Non activé | Prédire si un courriel serait accepté, avant d'en expédier un — vérification de joignabilité | L'adresse électronique du contact, transmise à son propre opérateur par la commande RCPT TO. Aucun message n'est envoyé, aucun contenu n'est transmis | Indéterminée : celle de l'opérateur du contact, qui varie | Aucun contrat : l'opérateur n'est pas un sous-traitant de l'organisme. La sonde n'est armée que sur décision d'exploitation (JOIGNABILITE_SMTP), et plafonnée à trois sessions par domaine et par heure |
| Serveur de calendrier (IONOS (CalDAV)) | En service | Synchroniser les rendez-vous avec l'agenda de l'organisme | Nom du demandeur, son adresse électronique, l'objet du rendez-vous et son horaire | Union européenne | Contrat de service du fournisseur de messagerie |
| Portails des opérateurs de compétences (OPCO) | En service | Vérifier l'accès de l'organisme à l'espace de l'OPCO qui finance ses actions | Identifiant et mot de passe du compte de l'organisme chez l'OPCO, et le code de vérification que l'OPCO lui a envoyé, à l'épreuve de connexion. Aucune donnée de stagiaire n'est transmise à ce stade | France | Conditions d'utilisation de l'espace de chaque OPCO, opérateur agréé par l'État |
Traitements qui font appel à l'intelligence artificielle
Les fournisseurs ci-dessous ne sont appelés que s'ils sont en service (voir le tableau précédent). Un contenu pédagogique produit par une IA reste un brouillon jusqu'à sa relecture par une personne de l'organisme.
| Traitement | Finalité | Données concernées | Fournisseur | Transfert | Conservation |
|---|---|---|---|---|---|
| Assistant conversationnel du site | Répondre aux questions sur l'offre de formation | Messages saisis par le visiteur, page d'origine ; aucune donnée de dossier | OpenAI (fournisseur configuré) | États-Unis — clauses contractuelles types | Voir « Conversations avec l'assistant du site (IA) » |
| Coach virtuel de l'apprenant | Accompagnement pédagogique pendant le parcours | Messages de l'apprenant, contexte pédagogique de la leçon | OpenAI (fournisseur configuré) | États-Unis — clauses contractuelles types | Voir « Échanges avec le coach virtuel de l'apprenant (IA) » |
| Génération de contenus pédagogiques | Proposer des brouillons de contenus (textes, cartes, quiz…) relus et validés par un humain avant toute publication | Contenus pédagogiques et documents source choisis par l'auteur ; JAMAIS de données de stagiaire ni de document signé | OpenAI par défaut ; Anthropic préparé, inactif tant qu'il n'est pas configuré | États-Unis — clauses contractuelles types, pour le fournisseur en service | Celle du contenu pédagogique produit ; la consommation (jetons, coût) est journalisée |
Transferts hors Union européenne
L'hébergement du site, de sa base de données et de l'ensemble des pièces des dossiers est situé dans l'Union européenne.
3 services actuellement en service traitent des données hors de l'Union européenne :
- OpenAI, L.L.C. (États-Unis) — messages échangés avec l'assistant du site et avec le coach de l'apprenant, et le contexte de catalogue joint à la question. Encadrement : Clauses contractuelles types de la Commission européenne. Ne saisissez dans l'assistant aucune donnée que vous ne souhaitez pas voir quitter l'Union.
- Google LLC (Sheets, Drive) (États-Unis) — catalogue de formations ; lorsque l'export des apprenants est employé, identité, formation suivie et progression, écrites dans un classeur ; et lorsqu'un dossier de dépôt est désigné, les documents produits eux-mêmes — conventions, attestations, factures — rangés par étape du processus, dans un dossier par apprenant dont le nom porte le numéro de dossier et l'identité. Encadrement : Clauses contractuelles types de la Commission européenne
- Twilio (Twilio Inc., appels téléphoniques) (États-Unis) — numéros de téléphone de l'intervenant et du bénéficiaire d'un rendez-vous téléphonique, pour les mettre en relation — aucun enregistrement audio. Encadrement : Clauses contractuelles types (accord de traitement des données de Twilio)
Durées de conservation
Les durées sont fixées par finalité. Elles tiennent compte des obligations propres à un organisme de formation — justification de l'exécution des actions, conservation des pièces comptables — et des recommandations de la CNIL. Une donnée n'est jamais conservée « au cas où » : passée la durée d'utilisation courante, elle est soit archivée avec un accès restreint, soit supprimée, soit anonymisée.
| Donnée | Finalité | Base légale | Durée d'utilisation | Archivage | À l'échéance |
|---|---|---|---|---|---|
| Prospects et demandes d'information | Répondre à une demande, proposer une formation | Mesures précontractuelles / intérêt légitime | 3 ans à compter du dernier contact | — | Suppression |
| Liste de suppression (empreintes) | Ne pas faire revenir, au prochain import, une adresse effacée à la demande, par la purge des trois ans ou par exercice du droit à l'effacement | Obligation légale (art. 17 RGPD) / intérêt légitime | Sans terme, avec révision triennale de la liste | — | Retrait à la demande de la personne concernée, ou à la révision triennale |
| Analyse du besoin, positionnement, prérequis | Vérifier l'adéquation du parcours et les prérequis | Mesures précontractuelles / exécution du contrat | Durée de la formation | 5 ans après la fin de la formation, avec le dossier | Archivage puis suppression |
| Contrats, conventions, devis, convocations | Contractualiser et justifier de la réalisation | Exécution du contrat et obligation légale | Durée de la formation | 5 ans après la fin de la formation | Suppression |
| Factures et pièces comptables | Obligations comptables et fiscales | Obligation légale | Exercice en cours | 10 ans | Suppression |
| Justificatifs de financement (CPF, OPCO, FIF PL) | Justifier la prise en charge auprès du financeur | Obligation légale / exécution du contrat | Durée de la formation | Durée propre à chaque dispositif — voir DUREES_FINANCEURS ; 5 ans à défaut | Suppression |
| Données de connexion et de progression LMS | Justifier l'assiduité et la progression (FOAD) | Obligation légale de traçabilité | Durée de la formation | Avec le dossier, comme preuve d'exécution | Suppression |
| Évaluations, tentatives et résultats | Mesurer l'atteinte des objectifs pédagogiques | Exécution du contrat | Durée de la formation | 5 ans après la fin de la formation, avec le dossier | Suppression |
| Feuilles d'émargement et justificatifs de présence | Prouver la réalisation de l'action | Obligation légale | Durée de la formation | Avec le dossier de formation | Suppression |
| Attestations et certificats délivrés | Attester du parcours suivi | Obligation légale | Illimitée pour le bénéficiaire | Sans terme, côté organisme également | Conservation |
| Questionnaires de satisfaction (à chaud et à froid) | Amélioration continue, exigence Qualiopi | Intérêt légitime | Jusqu'à la revue qualité annuelle | 3 cycles de certification, sous forme agrégée | Anonymisation après la revue qualité annuelle |
| Réclamations et actions correctives | Traiter la réclamation et prouver son traitement | Obligation légale / intérêt légitime | Jusqu'à la clôture | 5 ans après clôture | Suppression |
| Preuves de consentement | Démontrer que le consentement a été recueilli | Obligation légale (art. 7.1 du RGPD) | Durée du traitement concerné | 3 ans après le retrait ou la fin du traitement | Suppression |
| Demandes d'exercice de droits RGPD | Traiter la demande et prouver la réponse apportée | Obligation légale | Durée du traitement de la demande | 3 ans, ou 6 ans en cas de recours | Suppression |
| Preuves d'envoi de courriels | Établir qu'un courriel à valeur administrative, contractuelle, pédagogique ou Qualiopi est parti, à qui, quand, et avec quel contenu exact | Obligation légale (preuve de remise) / intérêt légitime | Durée de la formation | 5 ans après la fin de la formation, avec le dossier | Suppression avec le dossier |
| Journaux de connexion et d'audit | Sécurité du système et traçabilité | Intérêt légitime / obligation légale | 6 mois en accès courant | 12 mois | Suppression |
| Traceurs et preuve du choix de l'utilisateur | Respecter le choix exprimé en matière de cookies | Consentement / intérêt légitime | 6 mois pour le choix mémorisé | — | Nouvelle demande de choix |
| Conversations avec l'assistant du site (IA) | Répondre aux questions des visiteurs sur l'offre de formation | Intérêt légitime | Durée réglée au back-office (Paramètres → IA), 90 jours par défaut | — | Suppression de la conversation (purge planifiée) |
| Échanges avec le coach virtuel de l'apprenant (IA) | Accompagner l'apprenant pendant son parcours | Exécution du contrat de formation | À arrêter par l'organisme | — | Aucune purge tant que la durée n'est pas arrêtée |
| Comptes d'apprenants inactifs | Maintenir l'accès à l'espace de formation | Exécution du contrat | 3 ans sans connexion | Dossier de formation conservé séparément | Désactivation puis suppression du compte |
Les durées liées à un dossier de formation courent à compter de la fin de l'action. Lorsqu'un financeur applique un délai de contrôle plus long, la durée retenue est la plus longue des deux.
Sécurité
L'accès aux dossiers est limité aux personnes habilitées. Les pièces sensibles (pièces d'identité, contrats signés) sont stockées de façon chiffrée et accessibles par liens temporaires. Toute création, modification ou consultation significative d'un dossier est horodatée dans un journal d'audit.
Vos droits
Vous disposez de droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Les modalités d'exercice sont détaillées sur la page vos droits sur vos données.
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Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.